試算表はあるのに、経営判断に使われていない会社は多い
多くの会社では、毎月または数か月ごとに試算表が作成されています。
しかし、その試算表が経営会議で十分に使われているかというと、必ずしもそうではありません。
試算表は、会計上の数字を確認するための重要な資料です。売上、費用、利益、資産、負債の状況を把握するうえで欠かせません。
一方で、経営者や幹部が次の打ち手を考えるためには、試算表をそのまま見るだけでは分かりにくいことがあります。
たとえば、試算表を見ても次のような疑問が残ることがあります。
- なぜ利益率が下がっているのか
- どの事業が利益を出しているのか
- 人件費は適正なのか
- 固定費は増えすぎていないか
- 資金繰りに問題はないのか
- 来月以降、何を改善すべきなのか
試算表は正しい資料ですが、経営会議で使うには加工が必要です。
経営会議資料に必要な視点
経営会議資料に必要なのは、単なる数字の一覧ではありません。
重要なのは、経営判断につながる形で数字を整理することです。
具体的には、以下のような視点が必要です。
- 前月との比較
- 前年同月との比較
- 予算との比較
- 事業別・部門別の比較
- 売上、粗利、人件費、固定費の関係
- キャッシュフローの見通し
- 改善すべき項目の明確化
試算表を経営会議資料に変えるには、数字を並べるだけでなく、「何が変化しているのか」「どこに課題があるのか」「次に何をするべきか」が見える形にする必要があります。
まずは見るべき数字を絞る
経営会議資料では、すべての勘定科目を細かく見る必要はありません。
最初に見るべき数字は、会社の状況によって異なりますが、多くの中小企業では次の項目が重要です。
- 売上高
- 粗利額・粗利率
- 人件費
- 固定費
- 営業利益
- 借入返済額
- 手元資金
- 事業別・部門別損益
特に、売上だけを見るのではなく、粗利、人件費、固定費との関係を見ることが重要です。
売上が伸びていても、粗利率が下がっていたり、人件費や固定費が増えすぎていたりすれば、利益は残りません。
事業別・部門別に分ける
複数の事業や店舗、拠点を運営している会社では、会社全体の数字だけでは不十分です。
会社全体では黒字でも、ある事業は大きく利益を出し、別の事業は赤字になっていることがあります。
この状態で会社全体の試算表だけを見ていると、どの事業に力を入れるべきか、どこを改善すべきかが分かりません。
経営会議資料では、可能な範囲で事業別・部門別・拠点別に損益を分けることが重要です。
最初から完璧な配賦ルールを作る必要はありません。まずは売上、直接費、人件費、主要固定費を分けるだけでも、見える景色は大きく変わります。
資金の見通しも入れる
試算表上の利益と、実際の手元資金は一致しません。
売上が立っていても入金が遅れることがあります。利益が出ていても借入返済や設備投資で資金が減ることもあります。
そのため、経営会議資料には、キャッシュフローや資金繰りの見通しも入れるべきです。
特に、成長企業では採用、設備投資、新規事業、借入返済などによって、利益と資金の動きがズレやすくなります。
経営会議では、利益だけでなく、今後数か月の資金見通しを確認することが重要です。
経営会議資料は、次の行動を決めるためのもの
経営会議資料の目的は、数字を報告することではありません。
目的は、次の行動を決めることです。
そのため、資料には次のような要素も入れると有効です。
- 今月の主な変化
- 予算との差異
- 課題となっている項目
- 改善アクション
- 担当者
- 次回確認する指標
数字を見て終わりではなく、改善の打ち手につなげることが重要です。
税理士の試算表を否定する必要はない
ここで大切なのは、試算表自体を否定する必要はないということです。
税務申告や会計処理のために作成される試算表は、会社にとって重要な基礎資料です。
ただし、経営会議で使うためには、そこからさらに経営判断に必要な形へ加工する必要があります。
萩原公認会計士事務所では、顧問税理士の先生が作成した試算表をもとに、月次経営レポート、事業別損益、キャッシュフロー予測、経営会議資料づくりを支援しています。
税理士を変更する必要はありません。
既存の税務体制を維持したまま、経営判断に使う数字を整えることが可能です。